Regulamin wydarzenia

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Międzynarodowa Konferencja Naukowa Polskiego Towarzystwa Terapii Poznawczej i Behawioralnej (dalej: „Konferencja”) odbędzie się w formule hybrydowej w dniach 22–24 maja 2026 r. Uczestnicy mogą brać udział stacjonarnie w Międzynarodowym Centrum Kongresowym (MCK) w Katowicach lub online poprzez dedykowaną platformę. Obie formy umożliwiają bierny udział, zadawanie pytań oraz dostęp do wybranych nagrań.
2. Konferencja ma charakter ogólnopolski, a jej głównym językiem jest język polski. 
3. Organizatorem Konferencji jest Polskie Towarzystwo Terapii Poznawczej i Behawioralnej (PTTPB) z siedzibą w Warszawie, ul. Chłodna 64 lok. 306A 00-872 Warszawa, KRS: 0000255299 NIP: 5262447377.
4. Obsługą techniczno-organizacyjną Konferencji zajmuje się firma Polskie Towarzystwo Wspierania Przedsiębiorczości SA (PTWP) 40-163 Katowice, Plac Sławika i Antalla 1.
5. Uczestnikami Konferencji mogą być członkowie PTTPB oraz inne osoby, które dokonały rejestracji i uiściły opłatę konferencyjną.
6. Uczestnik zobowiązuje się do poprawnego oraz zgodnego ze stanem rzeczywistym wypełnienia formularza rejestracyjnego. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek szkody wynikające z wprowadzenia do formularza rejestracyjnego błędnych danych Uczestnika.
7. Wyróżnia się:
8. a) Uczestników Czynnych – osoby prezentujące wystąpienie, prowadzące warsztat, uczestniczące w sympozjum lub prezentujące poster;
9. b) Uczestników Biernych – osoby uczestniczące w Konferencji bez wystąpienia.
10. W ramach Konferencji odbędą się m.in.: wykłady plenarne, sympozja, sesje tematyczne, warsztaty przedkonferencyjne i śródkonferencyjne, superwizje, sesje posterowe oraz wydarzenia towarzyszące.
11. Organizator może odwołać Konferencję z ważnych powodów. Informacja zostanie przekazana nie później niż 7 dni przed rozpoczęciem wydarzenia.
12. Harmonogram i Program Konferencji będą publikowane na stronie: https://www.konferencja2026.pttpb.pl/2026/pl/
13. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian w Programie Konferencji.
14. Rejestracja uczestnictwa oznacza akceptację niniejszego Regulaminu.
15. Liczba miejsc jest ograniczona i decyduje kolejność dokonania zgłoszenia. 

§ 2. Zgoda na udostępnienie wizerunku

1. Uczestnik akceptuje, że przebieg Konferencji będzie utrwalany w formie nagrań audio/wideo oraz fotografii, obejmujących także wizerunek uczestników stacjonarnych i online. Zgłoszenie uczestnictwa jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na wykorzystanie wizerunku Uczestnika w materiałach informacyjnych i promocyjnych dotyczących konferencji bez prawa do wynagrodzenia z powyższego tytułu. Zgoda obejmuje rozpowszechnianie przez Organizatora wizerunku utrwalonego w związku z udziałem w Konferencji poprzez: utrwalanie, zwielokrotnianie przy użyciu wszelkich technik, rozpowszechnianie, korzystanie, wprowadzenie do obrotu, użyczenie, publiczne wykonanie, wstawienie, wyświetlenie, odtworzenie, nadawanie, publiczne udostępnianie, archiwizację, w tym w szczególności na stronach internetowych Organizatora, na profilach Organizatora w mediach społecznościowych, na wydarzeniach promocyjnych Organizatora.
2. Nagrania z wybranych wystąpień będą udostępnione zarejestrowanym uczestnikom na platformie Konferencji przez okres 12 miesięcy od daty ich publikacji.
3. Uczestnik online, korzystając z włączonej kamery, wyraża zgodę na udostępnienie swojego wizerunku pozostałym uczestnikom.

§ 3. Uczestnictwo w Konferencji

1. Warunki udziału
   1. Wypełnienie formularza rejestracyjnego dostępnego na stronie organizatora.
   2. Uiszczenie opłaty konferencyjnej zgodnie z cennikiem.
   3. Warsztaty przedkonferencyjne wymagają odrębnej rejestracji oraz dodatkowej opłaty; liczba miejsc jest ograniczona.
   4. Warsztaty śródkonferencyjne są bezpłatne dla uczestników Konferencji. Udział w nich odbywa się według kolejności pojawienia się uczestników w sali, do wyczerpania miejsc siedzących. Organizator nie prowadzi wcześniejszej rejestracji ani rezerwacji miejsc.
   5. Osoby korzystające ze zniżki członkowskiej PTTPB muszą posiadać opłacone składki członkowskie za dany rok kalendarzowy na dzień rejestracji, co potwierdzają oświadczeniem honorowym. W przypadku stwierdzenia braku opłaconej składki uczestnik zobowiązuje się niezwłocznie uiścić zaległą składkę lub pokryć opłatę konferencyjną w wyższej, obowiązującej wysokości.
2. Opłaty
   • Opłata konferencyjna może zostać wniesiona przelewem na rachunek PTWP lub poprzez system płatności elektronicznych przelewy24.pl.
   • Opłata konferencyjna musi zostać uiszczona w ciągu 14 dni od daty rejestracji. Organizator zastrzega sobie prawo anulowania nieopłaconych zgłoszeń.
   • Po uiszczeniu opłaty konferencyjnej Uczestnik otrzyma potwierdzenie rejestracji.
   • Faktury VAT wystawiane są na dane podane w formularzu; po wystawieniu nie ma możliwości ich zmiany.
   • Organizator nie pokrywa kosztów noclegów, dojazdów ani kosztów indywidualnego dostępu do Internetu.
3. Zakres świadczeń

   Uczestnik Stacjonarny otrzymuje:

   • udział w Konferencji,
   • udział w warsztatach śródkonferencyjnych według kolejności pojawienia się w salach,
   • możliwość rejestracji na warsztaty przedkonferencyjne (odpłatne, limitowane),
   • materiały konferencyjne, identyfikator i certyfikat,
   • przerwy kawowe oraz udział w wydarzeniach integracyjnych,
   • 12-miesięczny dostęp do nagrań.

   Uczestnik Online otrzymuje:

   • dostęp do transmisji wybranych wydarzeń Konferencji,
   • możliwość zadawania pytań poprzez platformę,
   • dostęp do materiałów partnerów i sesji posterowych online,
   • 12-miesięczny dostęp do nagrań.
4. Godziny dydaktyczne
   1. udział bierny: 30 godzin,
   2. warsztaty przedkonferencyjne: 4 godziny dydaktyczne,
   3. udział czynny (wystąpienie / warsztat / poster): zgodnie z zasadami PTTPB.
5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za należące do Uczestników przedmioty zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji. 
6. Uczestnicy Konferencji są zobowiązani do zachowania się w sposób niezagrażający bezpieczeństwu innych osób, w szczególności do przestrzegania zasad bezpieczeństwa, w tym przepisów BHP, przeciwpożarowych, jak również instrukcji oraz poleceń organizacyjno-technicznych Organizatora lub jego przedstawiciela. 
7. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe z winy Uczestników podczas Konferencji. Uczestnik Konferencji ponosi pełną odpowiedzialność prawną i majątkową za szkody spowodowane swoim działaniem lub zaniechaniem. 
8. Przed wejściem na Konferencję Uczestnik zobowiązany jest wziąć udział w czynnościach związanych z potwierdzeniem wcześniejszej rejestracji.

§ 4. Warunki świadczenia usług drogą elektroniczną

Uczestnik online może korzystać z platformy Konferencji po zalogowaniu się za pomocą indywidualnych danych dostępowych, które nie mogą być przekazywane osobom trzecim.

Korzystanie z platformy wymaga:

1. stabilnego dostępu do Internetu,
2. komputera lub urządzenia mobilnego wyposażonego w aktualną przeglądarkę internetową obsługującą HTML5 i JavaScript,
3. włączonej obsługi plików cookies.

Organizator zaleca korzystanie ze słuchawek z mikrofonem oraz wcześniejsze przetestowanie połączenia.

Zabrania się:

1. udostępniania danych dostępowych osobom trzecim,
2. nagrywania, pobierania, kopiowania lub rozpowszechniania materiałów Konferencji,
3. wprowadzania treści niezgodnych z prawem lub mogących zakłócić działanie platformy,
4. prób omijania zabezpieczeń systemowych.

Naruszenie zasad może skutkować natychmiastowym zablokowaniem dostępu do platformy bez prawa do zwrotu opłaty.

Organizator nie odpowiada za problemy techniczne wynikające z infrastruktury użytkownika.

§ 5. Rezygnacja z udziału

Rezygnacja z udziału powinna zostać złożona w formie pisemnej na adres e-mail PTWP podany na stronie internetowej wydarzenia.

Zwroty opłat:

1. rezygnacja zgłoszona do 20.04.2026 r. – zwrot 50% opłaty konferencyjnej,
2. rezygnacja po 20.04.2026 r. – opłata nie podlega zwrotowi,
3. opłata za warsztaty przedkonferencyjne – nie podlega zwrotowi.

Nieobecność stacjonarna lub online nie uprawnia do otrzymania materiałów ani certyfikatu.

§ 6. Zgłoszenia czynnego udziału (call for papers)

1. Warunki i terminy zgłaszania abstraktów publikowane będą na stronie Konferencji.
2. Zgłoszone treści nie mogą naruszać praw autorskich.
3. Autorzy wystąpień, warsztatów i posterów nie otrzymują honorariów.
4. Decyzje o kwalifikacji abstraktów zostaną przekazane zgodnie z harmonogramem ogłoszonym w call for papers.

§ 7. Siła wyższa

1. Siła wyższa oznacza zdarzenia niezależne od Organizatora, które uniemożliwiają przeprowadzenie Konferencji (np. katastrofy, pandemie, decyzje administracyjne, awarie techniczne).
2. W przypadku odwołania Konferencji z przyczyn niezależnych od Organizatora, innych niż wskazane w § 7.3, Organizator nie odpowiada za koszty poniesione przez Uczestników.
3. W przypadku odwołania z winy Organizatora – opłata konferencyjna zostanie zwrócona w całości.
4. Informacje o zmianach będą publikowane na stronie Konferencji i przesyłane uczestnikom w miarę możliwości.

§ 8. Zmiany programu Konferencji

Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany programu, prelegentów, godzin oraz formy realizacji poszczególnych wydarzeń (stacjonarnie lub online), jeśli jest to konieczne z przyczyn niezależnych od Organizatora.

§ 9. Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące udziału w Konferencji należy składać pisemnie w ciągu 3 dni od zakończenia Konferencji.
2. Reklamacje zgłoszone po tym terminie nie będą rozpatrywane.
3. Organizator udzieli odpowiedzi na reklamację w terminie 14 dni.

§ 10 Ochrona i przetwarzanie danych osobowych

Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej „RODO”) Organizator informuje, że: 

• Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Organizator,
• Wszelkie dane są przetwarzane celem zawarcia i wykonania postanowień niniejszego Regulaminu, którego Uczestnik jest stroną lub podjęcia działań przed przystąpieniem do Konferencji na podstawie art. 6 ust. 1a lub 1b RODO. Podanie danych jest dobrowolne, lecz jest warunkiem koniecznym udziału w konferencji. Odmowa podania danych  zakresie niezbędnym do przystąpienia lub realizacji Konferencji oraz w zakresie wymaganym przez przepisy prawa będzie uniemożliwiała udział w Konferencji.
• Uczestnik posiada prawo:
  1. dostępu do treści swoich danych,
  2. sprostowania nieprawidłowych lub niekompletnych danych,
  3. żądania usunięcia danych osobowych, gdy dane nie są już niezbędne do celów, dla których były zebrane lub w inny sposób przetwarzane, osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw wobec przetwarzania danych, osoba, której dane dotyczą, cofnęła zgodę, na której opiera się przetwarzanie i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania, dane przetwarzane są niezgodnie z prawem, dane muszą być usunięte w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisów praw,
  4. prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych, gdy osoba, której dane dotyczą, kwestionuje prawidłowość danych osobowych, przetwarzanie danych jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych, żądając w zamian ich ograniczenia, administrator nie potrzebuje już danych dla swoich celów, ale osoba, której dane dotyczą, potrzebuje ich do ustalenia, obrony lub dochodzenia roszczeń, osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw wobec przetwarzania danych – do czasu ustalenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie administratora są nadrzędne wobec podstawy sprzeciwu,
  5. do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie. 

• Administrator będzie od Uczestników pobierał następujące dane osobowe: imię i nazwisko, adres do korespondencji, adres poczty elektronicznej, numer telefonu oraz dane do wystawienia faktury (nazwa firmy, adres, numer NIP),
• Dane udostępnione przez Uczestnika nie będą podlegały udostępnieniu podmiotom trzecim za wyjątkiem Organizatora oraz współpracowników Administratora świadczących usługi związane w szczególności z bezpośrednią obsługą Uczestnika oraz dostawców usług Administratora,
• Podane dane będą przetwarzane zgodnie z treścią ogólnego rozporządzenia o ochronie danych, a w szczególności art. 6 ust. 1a, 1b, 1c oraz 1f RODO;
• dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy) ani do organizacji międzynarodowych,
• dane osobowe podane w formularzu rejestracyjnym będą przetwarzane do czasu zakończenia Konferencji, a następnie przez czas przedawnienia roszczeń mogących wyniknąć z uczestnictwa w Konferencji,
• Uczestnik ma prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych.

§ 11. Postanowienia końcowe

1. Rejestracja uczestnictwa oznacza akceptację niniejszego Regulaminu.
2. Certyfikaty uczestnictwa wysyłane będą w formacie PDF w ciągu 30 dni od zakończenia Konferencji.
3. Konferencja ma charakter zamknięty i nie stanowi imprezy masowej.
4. Organizator może wprowadzać zmiany do Regulaminu; wiążąca jest wersja opublikowana na stronie Konferencji.
5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za niezgodne z prawem wykorzystanie wiedzy pozyskanej podczas Konferencji.
6. Niniejszy Regulamin obowiązuje od dnia 04.12.2025